Privātuma politika

1. pielikums
 SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi”
22.08.2018. rīkojumam Nr.1-5/76

Privātuma politika SIA ”Pļaviņu Komunālie pakalpojumi”

Sniedzam informāciju par to, kā SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” (turpmāk – Uzņēmums) apstrādā (vāc, izmanto, glabā, dzēš u.tt.) personas datus, tādējādi nodrošinot, ka dati tiek apstrādāti datu subjektiem pēc iespējas pārredzamākā veidā.

Uzņēmumā veiktajai personas datu apstrādei Pārzinis ir SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi”, adrese: Daugavas iela 43, Pļaviņas, Pļaviņu novads, LV-5120, tālrunis: 65133060, elektroniskā pasta adrese: komunalie_pakalpojumi@plavinas.lv, Uzņēmuma personas datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija: datu.specialists@plavinas.lv, t.27533202.

 

1. Kādēļ (kādiem nolūkiem) SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” apstrādā personu datus?

  1. Pļaviņu novada pašvaldības (turpmāk- Pašvaldība) doto uzdevumu un likuma prasību izpildei, komunālo pakalpojumu sniegšanai iedzīvotājiem (sadzīves atkritumu izvešana, ūdens piegāde, sadzīves notekūdeņu novadīšana, siltumenerģijas piegāde, asenizācija u.c), dzīvojamo māju uzturēšanas, apsaimniekošanas un pārvaldīšanas nodrošināšanai, līgumu noslēgšanai un izpildei, kā arī ar to saistīto procesu un pakalpojumu realizācijai, iedzīvotāju iesniegumu, sūdzību izskatīšanai, pašvaldības dzīvokļu izīrēšanai, telpu un teritoriju uzkopšanai u.tml.
  2. Klienta maksājumu un parādu administrēšanai, parādu atgūšanas darbību veikšanai (brīdināšana, rakstveida vienošanās par parādu pakāpenisku nomaksu, tiesvedība, piedziņa), efektīvas naudas plūsmas pārvaldīšanai un Uzņēmuma īpašuma aizsardzības nolūkiem.
  3. Uzņēmuma iekšējo procesu veidošanai un uzturēšanai (personāla vadībai, sistematizētas dokumentu aprites u.c. iekšējo procesu nodrošināšanai, t.sk. dokumentu arhivēšanai, grāmatvedības uzskaitei).
  4. Uzņēmuma attīstības veicināšanai (pakalpojumu kvalitātes uzlabošanai, jaunu pakalpojumu piedāvāšanai iedzīvotājiem, tirgus analīzes veikšanai u.c.).

 

2. Uz kāda pamata SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” apstrādā fizisko personu datus?

Tiesiskie pamatojumi likumīgai fizisko personu datu apstrādei Uzņēmumā, t.sk. ievākšanai, izmantošanai, glabāšanai, ir noteikti Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.pantā, taču galvenokārt Uzņēmumā datu apstrāde balstās uz šādiem tiesiskajiem pamatojumiem:

2.1.Juridisku pienākumu veikšana (Uzņēmums ir tiesīgs apstrādāt personas datus, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, kā arī sniegtu atbildes uz valsts un citu pašvaldību likumīgiem pieprasījumiem);

2.2.Lai izpildītu uzdevumu, kas tiek veikts sabiedrības interesēs vai, īstenojot likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (piem., Pašvaldības uzdevumu un deleģējumu veikšanai u.c.);

2.3.Līguma noslēgšanai un izpildei (lai Uzņēmums varētu noslēgt un izpildīt līgumus ar iedzīvotājiem, Uzņēmumam jāapstrādā noteikti personas dati, kas tiek savākti pirms līguma noslēgšanas vai jau noslēgtā līguma laikā, vai, saņemot Pašvaldības uzdevumu, lēmumu vai rīkojumu);

2.4.Leģitīmās intereses - novērst riskus savai komercdarbībai, saglabāt iedzīvotāju iesniegumus/pieteikumus un piezīmes par tiem, informēt iedzīvotājus par izmaiņām pakalpojuma sniegšanas kārtībā un cenrādī, novērst krāpniecību, administrēt savlaicīgi neveiktus maksājumus, vērsties Pašvaldībā, tiesā u.c. valsts iestādēs savu tiesisko interešu aizsardzībai, t.sk. prasības pieteikumu sagatavošana par īres līgumu laušanu, izlikšanu no dzīvokļa, maksājumu parādu piedziņu, kreditora prasījumi mantojumu lietās un maksātnespējas procesos, Izpildu dokumentu iesniegšana izpildei, kā arī vienošanās ar klientu par parāda apmaksas kārtību, atgādinājumu/brīdinājumu par parādiem un pakalpojumu sniegšanas iespējamo pārtraukšanu izsūtīšana, videonovērošanas veikšana Uzņēmuma īpašuma aizsargāšanai (piemēram, katlu mājas teritorijā) u.tml;

2.5. Fizisko personu vitālu interešu aizsardzība - ja apstrāde ir vajadzīga īpašuma aizsardzības, zaudējumu samazināšanas, dabas stihiju (piem., vētra, plūdi), cilvēka izraisītu neparedzētu situāciju gadījumos (piem., dzīvokļa appludināšana, neaizverot ūdens krānu, ugunsgrēks) vai tml.;

2.6. Brīvi sniegta un nepārprotama piekrišana - Uzņēmums ir tiesīgs apstrādāt personas datus, saņemot datu subjekta (atļauju) konkrētam apstrādes mērķim.

 

3. Kur (kādās vietās) notiek personas datu apstrāde?

Datu apstrāde pamatā notiek SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” administrācijas ēkā (Daugavas ielā 43, Pļaviņās, Pļaviņu novadā). Atsevišķos gadījumos citās vietās (piem., videonovērošanas objektos, par ko pie ieejas objektā (vai citā redzamā vietā) būs izvietota informatīva zīme.

 

4. Kādus personas datus apstrādā SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi”?

Atkarībā no fiziskās personas iesnieguma būtības, no noslēgtā līguma, no izmantotajiem pakalpojumiem u.tml., Uzņēmumā tiek apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  1. Personas identifikācijas dati (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, pases Nr./ID numurs (apmeklētāja identificēšanai klātienē, līgumu noslēgšanai);
  2. Kontaktinformācijas datus (adrese, telefona numurs vai e-pasta adrese, vai tml.), pakalpojuma dati (piem., pakalpojuma sniegšanas adrese, cena, pakalpojuma līguma dati);
  3. Iesniegumos/pieteikumos/sūdzībās norādītie personas dati, kurus uzņēmumam paziņo Klients;
  4. Maksājumu un norēķinu dati, maksājumu vēsture (maksātāja, maksājuma dati, bankas konta numurs, maksājuma datums, summas, ikmēneša maksājuma summa, termiņš, parāda/pārmaksas summa, parāda piedzīšanas informācija u.c.;
  5. Videonovērošanas kamerās fiksētie dati.

Uzņēmums neapstrādā sensitīvos (īpašo kategoriju) datus. Izņēmums - Uzņēmuma darbinieku atsevišķas datu kategorijas (piem., nodokļu atvieglinājumiem sakarā ar darbinieka vai apgādājamā invaliditāti, dalība arodbiedrībā (pie darba attiecību izbeigšanas) u.c. datu kategorijas personālvadības nodrošināšanai atbilstoši normatīvo aktu prasībām (saskaņā ar Regulas 9.panta 2.p. b) apakšpunktu).

 

5. Kā SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” iegūst fizisko personu datus?

  1. Ja persona (datu subjekts), iegādājoties īpašumu informē par to Uzņēmumu, slēdz līgumu, izmanto SIA pakalpojumus, īrē dzīvojamās platības, veic samaksu Uzņēmuma kasē/Uzņēmuma bankas kontā u.tml.), sazinās ar Uzņēmumu, vēršoties ar iesniegumu/sūdzību personīgi, rakstveidā vai telefoniski;
  2. Kad Uzņēmumā saņemtas ziņas no trešajām personām (piemēram, sūdzība par citu personu), no Pašvaldības (piemēram, Pļaviņu novada domes lēmums, administratīvais akts) u.c. iestādēm;
  3. Kad piedalāties Uzņēmuma organizētajās sapulcēs;
  4. Kad Jūsu attēls tiek fiksēts Uzņēmuma videonovērošanas iekārtās;
  5. No publiskām datu bāzēm, citām institūcijām (piem., saņemot pārvaldīšanas uzdevumu no dzīvojamās mājas īpašniekiem).

 

6. Personas datu saņēmēji vai saņēmēju kategorijas:

6.1. Uzņēmums un tā pilnvarotie darbinieki savas kompetences ietvaros, pats datu subjekts;

6.2. Pašvaldība (par pašvaldības īpašumā esošo dzīvokļu īres līgumos iekļautajām personām, īres maksājumu parādiem u.tml.);

6.3. Parādu piedziņas aģentūras vai citas parādu atgūšanas organizācijas (maksājumu savlaicīgas neveikšanas gadījumos);

6.2. Tiesībsargājošās iestādes, tiesas vai citas valsts un pašvaldības iestādes, ja tas izriet no ārējiem normatīvajiem aktiem un Uzņēmumam ir pienākums sniegt informāciju (piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam par Uzņēmumā nodarbināto algām u.tml.), palīdzības dienestiem (piemēram, ārkārtas situācijās).

Uzņēmums izsniegs personas datus tikai minimāli nepieciešamā apjomā atbilstoši normatīvo aktu prasībām un konkrētās situācijas objektīviem apstākļiem.

 

7. Cik ilgi SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” tiek glabāti Jūsu personas dati?

Personas datu glabāšanās termiņš izriet no spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, t.sk. Arhīvu likuma un SIA “Pļaviņu Komunālie pakalpojumi” lietu nomenklatūras (īstermiņa glabāšana – līdz 10 gadiem/ilgtermiņa glabāšana/pastāvīgi glabājamās lietas).

 

8. Datu subjektiem ir šādas tiesības:

8.1. Vērsties Uzņēmumā, lai saņemtu informāciju par Uzņēmumā esošajiem Jūsu personas datiem, iegūt informāciju par datu apstrādes mērķiem, apstrādājamo datu kategorijām, datu saņēmēju kategorijām, datu apstrādes periodu, datu iegūšanas avotiem, kā arī to nozīmi un sekām;

8.2. Labot Uzņēmumā esošos personas datus par sevi (piemēram, ja personas dati ir mainījušies vai tie nav precīzi), piesakot izmaiņas rakstveidā un iesniedzot (uzrādot) labojuma nepieciešamības pierādošus dokumentus;

8.3. Iegūt informāciju par tām fiziskām vai juridiskām personām, kuras noteiktā laika posmā no Uzņēmuma ir saņēmušas informāciju par Jums. (Uzņēmums nesniegs informāciju, ja tā sniegta valsts institūcijām, kuras ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvas darbības subjekti vai citām institūcijām, ja likums aizliedz šādas ziņas izpaust).

8.4. Ja personas dati tiek apstrādāti nelikumīgi, zūd datu apstrādes tiesiskais pamats vai pastāv citi personas datu apstrādes normatīvajos aktos minēti apstākļi, Jums ir tiesības pieprasīt dzēst Jūsu personas datus vai pieprasīt ierobežot to apstrādi (ja vēlaties izmantot šīs tiesības, lūdzam iesniegt Uzņēmumam rakstisku pieteikumu);

8.5. Jums ir tiesības pieprasīt savu datu pārnesamību, taču tikai tādu datu, kurus Uzņēmumam esat sniedzis elektroniskā formā;

8.6. Lai aizsargātu visu mūsu datu subjektu datus no nelikumīgas atklāšanas, mums, saņemot Jūsu lūgumu sniegt datus vai īstenot citas Jūsu tiesības, būs jāpārliecinās par Jūsu identitāti. Šim mērķim mēs varam lūgt Jums uzrādīt personas apliecinošu dokumentu kā arī, ja lūgums attiecas uz Jūsu likumiski pārstāvamo - dzimšanas apliecību, pilnvaru vai citu pārstāvības apliecinošu dokumentu, izņemot, ja situācija pieļauj izpildīt Jūsu lūgumu bez šādas pārbaudes. Ja savu identitāti un/vai pārstāvību neapliecināsiet, mēs noraidīsim Jūsu iesniegto lūgumu;

8.7. Tajos gadījumos, kad Jūsu datus Uzņēmums apstrādā uz Jūsu piekrišanas pamata, Jums ir tiesības atsaukt piekrišanu, un uz Jūsu piekrišanas pamatotā datu apstrāde Uzņēmumā tiks pārtraukta. (Šāda apstrāde netiks pārtraukta, ja tās veikšana ir noteikta likumā vai ar Pļaviņu novada pašvaldības rīkojumu/uzdevumu, vai tas, ņemot vērā apstrādes būtību, nav iespējams).

8.5. Ja Jūs uzskatāt, ka mēs apstrādājam Jūsu datus, pārkāpjot personas datu aizsardzības normatīvo aktu prasības, mēs aicinām vērsties Uzņēmuma administrācijā vai pie Uzņēmuma personas datu aizsardzības speciālista).

8.6. Ja Jūs nebūsiet apmierināts ar mūsu sniegto atbildi un pamatojumu vai mēs, Jūsuprāt, neveiksim nepieciešamās darbības, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību uzraugošajai institūcijai, kas Latvijas Republikā ir Datu valsts inspekcija (www.dvi.gov.lv; Blaumaņa ielā 11/13, Rīgā, LV-1011).

 

9. Uzņēmuma rīcībā esošo fizisko personu datu drošība

9.1. Uzņēmums neveic savu klientu datu profilēšanu un nepieņemam automatizētus individuālus lēmumus, kas varētu klientiem radīt tiesiskas sekas, kā arī personas datus Uzņēmums neparedz sūtīt uz trešajām valstīm vai starptautiskajām organizācijām.

9.2.Uzņēmums regulāri pārskatīs un uzlabos aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to nodrošinātu, Uzņēmums veiks personāla periodisku instruēšanu, pielietos optimālas tehniskas un organizatoriskas prasības, t.sk., virtuālās vides ugunsmūrus.

9.3. Fizisko personas datu apdraudēšanas gadījumā Uzņēmums savu iespēju robežās paziņos par to saviem klientiem.

* Piemēri neietver izsmeļošu apstrādāto datu uzskaitījumu.

 

SIA „Pļaviņu Komunālie pakalpojumi”

Valdes loceklis                                                                                    Normunds Liepnieks

 

2018. gada 22. augustā